EXECUTIVE ASSISTANTNHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH KIÊM TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC

Job Information:Thông tin công việc:

Department: Admin.Phòng ban: Hành chính.

Reports to: Director.Báo cáo cho: Giám đốc.

Employment Type: Full-time.Hình thức làm việc: Toàn thời gian.

Salary: 13,000,000 – 16,000,000 VND/month, negotiable based on ability.Mức lương: 13,000,000 – 16,000,000 VND/tháng, thỏa thuận theo năng lực.

Working Location: 78/2A Binh Loi Street, Binh Loi Trung Ward, Ho Chi Minh City.Địa điểm làm việc: 78/2A Bình Lợi, Phường Bình Lợi Trung, TP. Hồ Chí Minh.

Job Description:Mô tả công việc:

Manage and arrange the Director's working schedule, meetings, and business trips; proactively remind and follow up on important tasks.Quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp và lịch công tác của Giám đốc; chủ động nhắc việc và theo dõi các công việc quan trọng.

Coordinate business trip schedules, transportation, and related logistics to support the Director's work.Điều phối lịch trình công tác, phương tiện di chuyển và công tác hậu cần liên quan để hỗ trợ công việc của Giám đốc.

Prepare documents, receive and summarize meeting content, and follow up on action items after meetings.Chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và tổng hợp nội dung cuộc họp, theo dõi các đầu việc cần thực hiện sau cuộc họp.

Collect reports, data, and necessary information from departments as requested by the Director.Thu thập báo cáo, số liệu và thông tin cần thiết từ các phòng ban theo yêu cầu của Giám đốc.

Coordinate and ensure information between the Director, departments, clients, and partners is communicated accurately, fully, and on time.Phối hợp và đảm bảo thông tin giữa Giám đốc, các phòng ban, khách hàng và đối tác được truyền đạt chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Support communication with vendors, follow up on service quality, and handle related administrative tasks.Hỗ trợ liên hệ với nhà cung cấp, theo dõi chất lượng dịch vụ và xử lý các công việc hành chính liên quan.

Coordinate meetings, internal events, guest reception, and company activities.Điều phối các cuộc họp, sự kiện nội bộ, công tác tiếp khách và các hoạt động của công ty.

Support key projects, priority tasks, and ad-hoc assignments under the Director's instruction.Hỗ trợ các dự án trọng điểm, công việc ưu tiên và nhiệm vụ đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc.

Handle arising requests and perform other tasks as assigned by the Director.Xử lý các yêu cầu phát sinh và thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám đốc.

Candidate Requirements:Yêu cầu ứng viên:

College or University degree in Business Administration, Administration, Office Management, or related fields.Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan.

1–2 years of experience as an Executive Assistant, Secretary, Admin Staff, or in a similar position.Có 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý Giám đốc, Thư ký, Nhân viên Hành chính hoặc vị trí tương đương.

Proficient in Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook; candidates with data summary and reporting skills are preferred.Sử dụng thành thạo Microsoft Office, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và Outlook; ưu tiên ứng viên có kỹ năng tổng hợp số liệu và lập báo cáo.

Good communication, organization, and time management skills.Kỹ năng giao tiếp, tổ chức và quản lý thời gian tốt.

Ability to summarize and analyze information, follow up on multiple tasks, and ensure work progress.Có khả năng tổng hợp, phân tích thông tin, theo dõi nhiều đầu việc và đảm bảo tiến độ công việc.

Proactive, careful, responsible, and able to maintain confidentiality.Chủ động, cẩn thận, có trách nhiệm và giữ bảo mật thông tin.

Able to work independently, coordinate effectively with different departments, and handle tasks flexibly.Có khả năng làm việc độc lập, phối hợp hiệu quả với các phòng ban và xử lý công việc linh hoạt.

Willing to learn, able to work under pressure, and ready to support ad-hoc tasks.Ham học hỏi, chịu được áp lực công việc và sẵn sàng hỗ trợ các công việc đột xuất.

Experience in a multi-department company or BPO/Outsourcing environment is preferred.Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại công ty có nhiều phòng ban hoặc trong môi trường BPO/thuê ngoài.

Basic English communication and reading comprehension skills are an advantage.Có khả năng giao tiếp và đọc hiểu tiếng Anh cơ bản là một lợi thế.

Suitable Qualities:Tố chất phù hợp:

Honest, professional, and trustworthy.Trung thực, chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Proactive at work with a strong sense of support and coordination.Chủ động trong công việc, có tinh thần hỗ trợ và phối hợp cao.

Calm and flexible when handling situations.Bình tĩnh và linh hoạt khi xử lý tình huống.

Well-organized, able to prioritize tasks, and detail-oriented.Làm việc ngăn nắp, biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và chú ý đến chi tiết.

Clear and tactful communication with a strong sense of confidentiality.Giao tiếp rõ ràng, khéo léo và có ý thức bảo mật cao.

Benefits:Quyền lợi:

Monthly income from 13,000,000 – 16,000,000 VND, negotiable based on ability.Thu nhập hằng tháng từ 13,000,000 – 16,000,000 VND, thỏa thuận theo năng lực.

Performance-based bonus and business result bonus.Thưởng theo hiệu quả công việc và thưởng theo kết quả kinh doanh.

Full participation in Social Insurance, Health Insurance, and Unemployment Insurance in accordance with regulations.Tham gia đầy đủ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

Training and development opportunities to improve professional skills.Cơ hội đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng chuyên môn.

Opportunity to work directly with the Board of Directors.Cơ hội làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc.

Professional and stable working environment.Môi trường làm việc chuyên nghiệp và ổn định.

Participation in employee engagement activities, company trips, and internal events.Tham gia các hoạt động gắn kết nhân viên, du lịch công ty và sự kiện nội bộ.

Working Time:Thời gian làm việc:

Monday – Friday.Thứ Hai – Thứ Sáu.

Saturday: Rotational working schedule based on company arrangement.Thứ Bảy: làm việc luân phiên theo sắp xếp của công ty.

Rotating shift: 06:30 – 15:30.Ca luân phiên: 06:30 – 15:30.

Rotating shift: 07:30 – 16:30.Ca luân phiên: 07:30 – 16:30.

Position Objectives:Mục tiêu của vị trí:

Support the Director in daily coordination and task follow-up.Hỗ trợ Giám đốc trong công tác điều phối và theo dõi công việc hằng ngày.

Ensure important tasks are updated and followed up on time.Đảm bảo các công việc quan trọng được cập nhật và theo dõi kịp thời.

Minimize missed information, meetings, and assigned tasks.Hạn chế tối đa việc bỏ sót thông tin, cuộc họp và công việc được giao.

Improve coordination efficiency between the Director and departments.Nâng cao hiệu quả phối hợp giữa Giám đốc và các phòng ban.